Przyjęcie dostawy i awaria chłodni

Przy dostawie chłodzonej masz pięć minut na decyzję i tylko jedną okazję, żeby odmówić przyjęcia. Przy awarii chłodni albo przerwie w dostawie prądu liczy się pierwszy kwadrans. W obu sytuacjach wygrywa ten, kto ma procedurę na kartce, a nie ten, kto zastanawia się przy kierowcy. Poniżej dwie instrukcje do wywieszenia na zapleczu.

Przyjęcie dostawy w sześciu krokach

1. Dokument. Sprawdź, czy dostawa zgadza się z dokumentem: dostawca, numer partii, ilość. Dokument odłóż do teczki, bo to podstawa identyfikowalności z art. 18 rozporządzenia (WE) nr 178/2002.
2. Temperatura ładunku. Zmierz termometrem, nie ręką. Przy towarze chłodzonym mierz między opakowaniami albo termometrem z sondą powierzchniową, zgodnie z instrukcją urządzenia.
3. Terminy. Sprawdź daty na kilku losowych opakowaniach, nie na jednym wierzchnim. Dostawa z krótkim terminem nie jest sama w sobie wadą, ale musi dać się sprzedać.
4. Stan opakowań. Przecięta folia, wgniecione puszki, mokre kartony, uszkodzone wieczka. Przy mrożonkach zwróć uwagę na szron i zbrylenie, bo to ślad rozmrożenia w drodze.
5. Czystość środka transportu. Rzut oka do przestrzeni ładunkowej: czy nie ma brudu, zapachów, towaru nieżywnościowego obok żywności.
6. Decyzja i zapis. Przyjmujesz albo odmawiasz, a wynik wpisujesz do rejestru przyjęcia dostaw razem z temperaturą i godziną.

Rejestr przyjęcia dostaw to jedna z pozycji, na którą inspektor patrzy po rejestrze temperatur. Gotowy rejestr znajdziesz w pakietach SklepReady.

Kiedy odmówić i jak to zapisać

Odmowę zapisz na dokumencie dostawy w obecności kierowcy i poproś o jego podpis albo adnotację. Zdjęcie zrób od razu, bo za dwa dni nie udowodnisz niczego. Potem zgłoś sprawę dostawcy pisemnie, choćby mailem.

Awaria chłodni: pierwsze piętnaście minut

1. Zmierz i zapisz godzinę. Temperatura i czas wykrycia awarii są podstawą każdej późniejszej decyzji o towarze.
2. Nie otwieraj bez potrzeby. Zamknięta chłodnia trzyma temperaturę znacznie dłużej niż otwierana co chwilę.
3. Sprawdź oczywiste przyczyny. Wtyczka, bezpiecznik, zasłonięta wentylacja, otwarte drzwi, zalodowany parownik.
4. Ustal kolejność ratowania towaru. Najpierw to, co jest najbardziej wrażliwe: gotowe sałatki, nabiał, wędliny krojone, mięso. Mrożonki w zamkniętej zamrażarce wytrzymają dłużej.
5. Przenieś towar do sprawnego urządzenia, u sąsiada albo do przenośnych pojemników z wkładami chłodzącymi, jeśli je masz.
6. Zadzwoń do serwisu i zapisz godzinę zgłoszenia oraz numer sprawy.

Co zrobić z towarem po awarii

Decyzja zależy od trzech rzeczy: jak wysoko podeszła temperatura, jak długo trwał stan podwyższonej temperatury i jaki to towar. Zasady, które warto zapisać w księdze:

• Mrożonki, które zmiękły, nie wracają do zamrażarki. Ponowne zamrożenie rozmrożonego towaru nie jest dopuszczalne.
• Towar gotowy do spożycia bez obróbki, na przykład sałatki i wędliny krojone, traktuj najostrożniej.
• Przy wątpliwości wycofaj towar. Koszt jednej skrzynki jest mniejszy niż koszt zatrucia i postępowania.
• Jeśli towar był już sprzedany, a podejrzewasz zagrożenie, działa procedura wycofania z art. 19 rozporządzenia (WE) nr 178/2002. Zgłoś sprawę powiatowej stacji i dostawcy.
• Nigdy nie sprzedawaj towaru po awarii „z przeceną”. To najczęstszy błąd i najpoważniejszy.

Zapisy i działania korygujące

Po zdarzeniu rejestr musi opowiadać całą historię. Wpis, który się broni, wygląda tak: „14.08, godz. 6:40, witryna W2, pomiar 11 stopni, limit 4 stopnie. Przyczyna: awaria agregatu. Działanie: towar przeniesiony do W1 i chłodni zaplecza o 6:55, serwis zgłoszony o 7:05 (nr 4421), sałatki i wędlina krojona wycofane (rejestr wycofania poz. 12), pomiar kontrolny po naprawie 14.08 godz. 15:30: 3,6 stopnia. Podpis.”

Jak prowadzić sam rejestr, opisujemy we wpisie o rejestrze temperatur. Wartości dla poszczególnych grup towaru zbieramy we wpisie o temperaturze w lodówce sklepowej, a logikę limitów i działań we wpisie o 7 zasadach HACCP. Przy ocenie dat na towarze pomoże wpis o terminie przydatności i dacie trwałości.

Co przygotować zawczasu

• Numer telefonu serwisu chłodniczego na kartce przy chłodni, nie tylko w telefonie.
• Drugi termometr kontrolny, na wypadek awarii pierwszego.
• Pojemniki termoizolacyjne z wkładami chłodzącymi w zamrażarce, zawsze gotowe.
• Uzgodnienie z sąsiednim sklepem albo lokalem, że w razie awarii przechowasz u niego towar.
• Instrukcja „awaria chłodni” wywieszona na zapleczu, żeby pracownik na zmianie wiedział, co robić bez telefonu do Ciebie.

Stan prawny i podstawy

Stan prawny na: 30.09.2026. Decyzje o towarze po awarii zależą od okoliczności. Przy poważnym zdarzeniu skonsultuj je z powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną.

• Rozporządzenie (WE) nr 852/2004, art. 5 oraz załącznik II rozdz. IX (łańcuch chłodniczy, postępowanie ze środkami spożywczymi).
• Rozporządzenie (WE) nr 178/2002, art. 14 (bezpieczeństwo żywności), art. 18 (identyfikowalność), art. 19 (wycofanie i informowanie organów).
• Rozporządzenie (WE) nr 853/2004, załącznik III (wartości referencyjne temperatur).
• Materiały Głównego Inspektoratu Sanitarnego: gov.pl/web/gis.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę odmówić przyjęcia tylko części dostawy?

Tak. Odmowa dotyczy konkretnych pozycji albo partii, a nie całego samochodu. Wypisz na dokumencie, czego nie przyjmujesz, i poproś kierowcę o potwierdzenie tej adnotacji.

Co zrobić z mrożonkami po przerwie w dostawie prądu?

Jeśli towar jest nadal twardy i temperatura nie przekroczyła limitu, zapisz zdarzenie i obserwuj. Jeśli zmiękł, nie zamrażaj go ponownie i wycofaj. Decyzję i jej podstawę wpisz do rejestru.

Czy przy każdej dostawie muszę mierzyć temperaturę?

Przy towarze chłodzonym i mrożonym tak, bo to Twój punkt kontroli przed wprowadzeniem towaru do sklepu. Przy towarze suchym wystarcza sprawdzenie dokumentu, terminów i stanu opakowań.

Kto płaci za towar, którego nie przyjąłem?

To kwestia umowy z dostawcą i reklamacji, nie przepisów o żywności. Dlatego tak ważne są adnotacja na dokumencie, zdjęcie i pisemne zgłoszenie: bez nich nie masz podstawy do rozliczenia.