Rejestr temperatur w sklepie

Rejestr temperatur to pierwszy dokument, o który pyta inspektor w sklepie spożywczym. Ma być prowadzony osobno dla każdego urządzenia chłodniczego, uzupełniany co najmniej dwa razy dziennie, mieć kolumnę działań przy przekroczeniu i podpis osoby, która mierzyła. Obroni się wtedy, gdy wpisy wyglądają jak zapis pracy sklepu, a nie jak wypełniona wczoraj tabela.

Po co rejestr i czego szuka inspektor

Obowiązek utrzymywania łańcucha chłodniczego wynika z rozporządzenia (WE) nr 852/2004, w szczególności z załącznika II rozdz. IX. Rejestr jest dowodem, że to robisz. Inspektor sprawdza w nim cztery rzeczy:

• Czy każde urządzenie chłodnicze w sklepie ma własny wiersz, łącznie z tym na zapleczu.
• Czy częstotliwość wpisów zgadza się z tym, co napisałeś w księdze GHP/GMP.
• Czy przy przekroczeniu limitu jest zapisane działanie korygujące.
• Czy wpisy są ciągłe i obejmują ostatnie tygodnie, a nie tylko bieżący dzień.

Ile razy dziennie i gdzie mierzyć

Standard, który łatwo utrzymać i obronić, to dwa pomiary dziennie: rano po otwarciu i po południu albo przed zamknięciem. Rano zobaczysz, jak urządzenie pracowało w nocy, po południu, jak radzi sobie przy największym ruchu i otwieraniu drzwi.

Mierz termometrem kontrolnym, w najcieplejszym miejscu urządzenia, nie przepisuj wartości z wyświetlacza. Gdzie dokładnie szukać najcieplejszego punktu, piszemy we wpisie o temperaturze w lodówce sklepowej.

Wzór tabeli

Jedna kartka na miesiąc dla jednego urządzenia, albo jedna kartka z kolumnami dla kilku urządzeń. Układ może wyglądać tak.

Kolumna „limit” jest ważniejsza, niż wygląda. Bez niej nie widać, czy pomiar był w porządku, a inspektor nie ma jak ocenić Twoich zapisów bez zaglądania do księgi.

Dobre i złe wypełnienie

Złe: cały miesiąc wypełniony tym samym długopisem w jeden wieczór, wszystkie wartości identyczne (3,0 stopnia codziennie, dwa razy dziennie, przez trzydzieści dni), brak wpisu w dniu, w którym sklep był zamknięty, puste kolumny działań, brak podpisów.

Dobre: wartości naturalnie się różnią, popołudniowe są wyższe od porannych, w upalny tydzień widać wzrost, w dniu wolnym jest adnotacja „sklep zamknięty”, przy jednym przekroczeniu jest opisane działanie i pomiar kontrolny, podpisy różnią się przy różnych zmianach.

Wypełnianie rejestru wstecz to najczęstszy błąd i najłatwiejszy do zauważenia. Jeśli zapomniałeś pomiaru, lepiej zostawić adnotację „pomiar nie wykonany” niż dopisać wartość, której nie zmierzyłeś.

Przekroczenie: co robisz, co wpisujesz

1. Zmierz ponownie innym termometrem.
2. Sprawdź przyczynę: drzwi, wentylacja, załadunek, świeża dostawa, awaria.
3. Jeśli przekroczenie się utrzymuje, przenieś towar do sprawnego urządzenia.
4. Oceń towar i podejmij decyzję: sprzedaż, wycofanie, zgłoszenie dostawcy.
5. Wezwij serwis, jeśli to awaria, i zapisz zgłoszenie.
6. W rejestrze wpisz godzinę, wartość, przyczynę, działanie i wynik pomiaru kontrolnego.

Pełną procedurę na pierwsze piętnaście minut awarii opisujemy we wpisie o przyjęciu dostawy i awarii chłodni.

Jeśli potrzebujesz gotowych rejestrów na cały rok, po jednej kartce na miesiąc, zobacz pakiety SklepReady.

Rejestrator elektroniczny

Rejestratory i czujniki z zapisem w chmurze są wygodne i zmniejszają ryzyko luk w zapisach. Przy ich używaniu zwróć uwagę na trzy rzeczy.

• Dostępność danych przy kontroli. Musisz umieć pokazać zapisy na miejscu. Jeśli aplikacja wymaga logowania i zasięgu, drukuj raporty raz w miesiącu i wkładaj do segregatora.
• Opis w księdze. Zapisz w księdze, że monitorowanie prowadzisz rejestratorem, podaj jego model i miejsce czujnika oraz zasady reagowania na alarm.
• Działania korygujące. Rejestrator zapisuje temperaturę, ale nie zapisuje tego, co zrobiłeś. Alarmy i reakcje nadal musisz dokumentować, choćby krótką notatką.

Rejestrator nie zwalnia z obowiązku sprawdzania towaru, a tylko z części papierowej pracy. Podstawy całego systemu opisujemy we wpisie o HACCP w sklepie spożywczym, a logikę monitorowania we wpisie o 7 zasadach HACCP.

Jak długo przechowywać rejestry

Przepisy nie podają jednego terminu dla sklepu detalicznego. Praktyczna zasada: trzymaj rejestry co najmniej dwa lata, a przy towarze o długim terminie trwałości dłużej. Zapisz przyjęty okres w księdze i trzymaj się go, bo konsekwencja jest tym, co inspektor ocenia najpierw. Segregator z zamkniętymi miesiącami odłóż w sklepie, nie w domu.

Stan prawny i podstawy

Stan prawny na: 30.09.2026. Oczekiwana częstotliwość pomiarów bywa różna w poszczególnych powiatach. Zapisz w księdze tę, którą faktycznie utrzymasz, i potwierdź w razie wątpliwości w swojej PSSE.

• Rozporządzenie (WE) nr 852/2004, art. 5 oraz załącznik II rozdz. IX (łańcuch chłodniczy, monitorowanie).
• Rozporządzenie (WE) nr 853/2004, załącznik III (wartości referencyjne temperatur).
• Rozporządzenie (WE) nr 178/2002, art. 18 i 19 (identyfikowalność, wycofanie towaru).
• Materiały Głównego Inspektoratu Sanitarnego: gov.pl/web/gis.

Najczęściej zadawane pytania

Ile razy dziennie trzeba mierzyć temperaturę w sklepie?

Przepis nie podaje jednej liczby. Praktyczny i łatwy do obronienia standard to dwa pomiary dziennie, rano i po południu. Ważniejsze od liczby jest to, żeby częstotliwość w rejestrze zgadzała się z tą zapisaną w księdze.

Czy jeden rejestr może obejmować wszystkie chłodnie?

Może, jeśli każde urządzenie ma w nim własny wiersz albo kolumnę z nazwą i limitem. Nie łącz urządzeń w jedną pozycję „chłodnie”, bo wtedy nie widać, które z nich miało odchylenie.

Zapomniałem pomiaru przez tydzień urlopu. Co wpisać?

Nie uzupełniaj wartości, których nie zmierzyłeś. Wpisz adnotację o przyczynie przerwy i wróć do normalnego rytmu. Luka z wyjaśnieniem jest lepsza niż wymyślone liczby, bo wymyślone zwykle widać.

Czy rejestr elektroniczny wystarczy zamiast papierowego?

Może wystarczyć, jeśli potrafisz pokazać zapisy przy kontroli na miejscu, opisałeś to rozwiązanie w księdze i dokumentujesz reakcje na alarmy. Najpewniej jest drukować raport miesięczny i wkładać go do segregatora.