Wniosek o zatwierdzenie zakładu

Wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru składasz w powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej właściwej dla adresu sklepu, najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem sprzedaży. Podstawą jest art. 64 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia. Bez decyzji zatwierdzającej nie możesz legalnie otworzyć sklepu spożywczego.

Zatwierdzenie a rejestracja

To dwie różne rzeczy i formularz obejmuje obie. Zatwierdzenie to decyzja powiatowego inspektora sanitarnego, że Twój lokal spełnia wymagania higieniczne dla zakresu działalności, który zgłaszasz. Wpis do rejestru zakładów to wpisanie Cię na listę podmiotów nadzorowanych. Sklep spożywczy podlega zatwierdzeniu, więc składasz wniosek o jedno i drugie na jednym druku.

Formularz pobierasz ze strony swojej powiatowej stacji. Wzory różnią się wyglądem, ale zakres danych jest wszędzie taki sam.

Termin: 14 dni przed startem

Ustawa mówi o złożeniu wniosku co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem planowanej działalności. W praktyce zostaw sobie więcej czasu, bo przed decyzją inspektor zwykle przyjeżdża obejrzeć lokal, a termin na usunięcie uwag wydłuża całą procedurę. Jeśli adaptujesz lokal, składaj wniosek wtedy, gdy zaplecze, umywalki i chłodnie są już gotowe, a nie gdy stoją jeszcze w kartonach.

Wniosek pole po polu

Zakres, który wpiszesz, wyznacza granice Twojej pracy. Jeśli zgłosisz wyłącznie sprzedaż towaru w opakowaniach, a potem postawisz krajalnicę, działasz poza zatwierdzonym zakresem.

Załączniki

• Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (umowa najmu, akt własności), jeśli stacja go wymaga.
• Wypis z CEIDG albo informacja z KRS. Wiele stacji sprawdza to samodzielnie, więc zapytaj.
• Wynik badania wody przy własnym ujęciu.
• Szkic lub rzut lokalu z zaznaczeniem pomieszczeń i urządzeń. Bardzo pomaga w ocenie wniosku, nawet jeśli nie jest obowiązkowy.
• Dokumentacja HACCP nie jest formalnym załącznikiem, ale inspektor zapyta o nią przy kontroli przed decyzją. Lepiej mieć ją gotową wcześniej.

Jeśli chcesz wejść na kontrolę z gotowym segregatorem, dobierz pakiet do zakresu, który wpisujesz we wniosku.

Kontrola przed decyzją

Po złożeniu wniosku inspektor zwykle przeprowadza kontrolę sanitarną lokalu. Patrzy na to, co opisujemy szczegółowo we wpisie o wymaganiach lokalowych: umywalka do rąk z ciepłą wodą i wyposażeniem, dostęp do WC dla personelu, wydzielone miejsce na środki czystości, stan posadzek i ścian, wentylacja, oświetlenie, zabezpieczenie przed szkodnikami, pojemniki na odpady. Przy ladzie dochodzi osobne stanowisko do mycia narzędzi, przy piecu strefa ciepła.

Jeśli pojawią się uwagi, dostaniesz termin na ich usunięcie. Dopiero potem inspektor wydaje decyzję zatwierdzającą. Czas całej procedury zależy od powiatu i od tego, czy lokal jest gotowy.

Rozszerzenie zakresu po otwarciu

Zakres zatwierdzenia nie jest dany raz na zawsze. Jeśli po roku dostawisz piec do odpieku, roler do hot dogów albo ekspres do kawy, zgłaszasz zmianę zakresu działalności, zanim zaczniesz sprzedawać. To ten sam tryb i ta sama stacja. Co dokładnie zgłaszasz, opisujemy we wpisie o hot dogach i kawie w sklepie oraz o odpieku pieczywa.

Przy rozszerzeniu zakresu aktualizujesz też księgę GHP/GMP i plan HACCP. Nowe urządzenie to nowe zagrożenia i nowe zapisy.

Stan prawny i podstawy

Stan prawny na: 05.10.2026. Wzory formularzy, lista załączników i sposób składania wniosku różnią się między powiatowymi stacjami. Przed wysłaniem zadzwoń do swojej PSSE i potwierdź, czego oczekuje.

• Ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 1448), art. 61 do 64 (rejestracja i zatwierdzenie zakładu, termin 14 dni), art. 103 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 2 pkt 2 i 3 (kary pieniężne) i art. 104 (kto wymierza i według jakich kryteriów).
• Ustawa o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1154), załącznik: część IV - pełnomocnictwo 17 zł wraz ze zwolnieniem dla najbliższej rodziny, część II ust. 21 - pozostałe zaświadczenia 17 zł.
• Rozporządzenie (WE) nr 852/2004, art. 6 (rejestracja i zatwierdzanie zakładów) oraz załącznik II.
• Kodeks postępowania administracyjnego (tryb wydania decyzji, odwołanie).
• Wykaz powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych: gov.pl/web/gis.
• Informacje o formalnościach: biznes.gov.pl.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wniosek można złożyć elektronicznie?

To zależy od powiatowej stacji. Część stacji przyjmuje wnioski przez ePUAP, część wymaga formy papierowej z podpisem. Zadzwoń i zapytaj, zanim wyślesz, bo zły kanał oznacza utratę kilku dni z terminu.

Ile kosztuje zatwierdzenie zakładu?

Za samo złożenie wniosku o zatwierdzenie i wpis do rejestru zakładów nie płacisz. Opłata skarbowa pojawia się dopiero przy dwóch dodatkach: pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa za Ciebie inna osoba, to 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa, a wydanie zaświadczenia, jeśli o nie poprosisz, również 17 zł. Stawki są w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej (część IV oraz część II ust. 21). Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu albo rodzeństwu jest z tej opłaty zwolnione, więc gdy wniosek zanosi żona albo syn, nie płacisz nic.

Kupuję działający sklep. Czy dziedziczę zatwierdzenie?

Nie. Decyzja jest wydana dla konkretnego podmiotu. Jeśli zmienia się przedsiębiorca prowadzący sklep, nowy podmiot składa własny wniosek, nawet gdy lokal i wyposażenie zostają te same.

Co się stanie, jeśli otworzę sklep bez zatwierdzenia?

Powiatowy inspektor może wstrzymać działalność, a państwowy wojewódzki inspektor sanitarny wymierzyć decyzją karę pieniężną. Za prowadzenie obrotu żywnością bez złożenia wniosku o zatwierdzenie i wpis do rejestru zakładów kara wynosi od 1 000 zł do 5 000 zł (art. 103 ust. 1 pkt 4 w związku z ust. 2 pkt 2 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia). Jeśli sklep działa, ale poza zakresem z decyzji o zatwierdzeniu, kara jest nie mniejsza niż 500 zł i nie ma w ustawie górnej granicy liczbowej (art. 103 ust. 1 pkt 5 w związku z ust. 2 pkt 3). Kwotę w konkretnej sprawie organ ustala, patrząc na stopień szkodliwości czynu, zakres naruszenia i Twoją dotychczasową działalność (art. 104 ust. 2).